阮梅作为tVb的董事长，同时也是飞集团核心管理层成员、文化出海战略领导组成员，深知2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的重要意义，也深知tVb作为集团文化出海战略的核心内容平台与传播渠道，在2012年取得的辉煌业绩中发挥了不可替代的重要作用。
在大会筹备之初，当王莽提出需要tVb全面配合大会的筹备工作，提供tVb板块的年度业绩数据、项目成果、经验总结、2013年发展规划等相关资料，安排tVb相关负责人参加大会并进行工作汇报，组织tVb艺人参与大会的文艺演出与宣传活动时，阮梅第一时间吩咐tVb行政总裁、财务总监、内容制作部总经理、海外业务事业部总裁、艺人管理部总监、全球宣发中心负责热核心下属，全面落实集团的部署要求，按照大会的时间节点与质量标准，完成tVb板块的业绩统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织等各项工作。
她明确要求财务总监，严格按照集团的财务制度与统计标准，全面、准确、及时地统计tVb板块2012年全年的各项经营数据，包括营业收入、净利润、用户数、播放量、版权收入、广告收入、海外营收占比等，确保数据真实、准确、完整，无任何遗漏与错误；要求内容制作部总经理，全面总结tVb2012年内容制作与全球发行的成果与经验，分析存在的不足，提出2013年的内容制作与发行计划，重点突出精品内容打造与全球本土化创作；要求海外业务事业部总裁，全面总结tVb海外付费频道、流媒体合作、线下活动等业务的发展成果与经验，提出2013年的全球渠道拓展计划，明确新增覆盖国家与用户增长目标；要求艺人管理部总监，统筹旗下核心艺人，组织排练高质量的文艺节目，参与大会的演出活动，同时配合大会的宣传推广工作，提升大会的影响力；要求全球宣发中心负责人，整合tVb的全球媒体资源与社交平台账号，配合集团做好大会的全球宣传推广工作，扩大大会的全球传播范围与影响力；要求行政总裁，统筹协调tVb各部门的大会筹备工作，确保所有资料按时提交，安排相关负责人准时参加大会并进行高质量的工作汇报，组织艺人按时参加排练与演出。
所有具体的数据统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织、宣传推广的事务，全部交由下属团队全权处理，阮梅本人不参与任何一线的筹备工作，不亲自出席大会，不进行任何工作汇报，不参加任何文艺演出与宣传活动，只负责统筹决策、整体方向把控、核心资源调配与重大事项审批，确保tVb板块的大会筹备工作高质量、高效率完成，为集团整体大会的顺利召开提供有力支撑。
tVb各个部门严格遵照阮梅的指令执行任务，部门之间通力协作，与集团大会筹备组保持实时沟通，信息传递及时准确，资料提交按时完整，艺人组织有序高效，没有出现任何部门推诿、沟通滞后、数据错误、资料遗漏、艺人缺席等问题，高质量完成了tVb板块的大会筹备工作，为集团整体大会的顺利召开做出了重要贡献。
为保障2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的高质量、高标准、顺利召开，集团董事会正式审议通过，成立了大会筹备专项指挥部，由王莽亲自担任总指挥，集团总裁、文化影视板块总裁、tVb行政总裁、集团办公室主任联合担任副总指挥，从集团各部门、各业务板块、tVb各部门抽调核心骨干，组建超过260饶专职筹备团队，下设数据统计与核算组、报告撰写与审核组、议程设计与流程组、全球嘉宾邀请组、会场布置与搭建组、后勤服务与保障组、全球宣传与推广组、技术系统与直播组、文艺演出与活动组、安全保障与应急组十大专项工作组。
各组实行定岗定人、责任到人、节点倒排、闭环管理、全球协同的推进模式，彻底打破部门壁垒、区域壁垒、职能壁垒，构建起从大会策划、筹备、召开到后续落地的全链条工作体系，所有工作组高效配合、无缝衔接，无推诿扯皮、无沟通障碍、无工作延误，确保大会筹备的每一个环节都按计划顺利推进，无任何波折与阻碍。
数据统计与核算组由36名资深财务人员、统计人员、数据分析师与审计人员组成，团队成员均拥有10年以上大型企业财务统计与数据分析经验，熟悉集团各业务板块的经营模式与财务制度，核心任务是完成集团2012年全年各项经营数据的收集、整理、核对、分析与汇总工作，确保所有数据真实、准确、完整、及时，为大会报告的撰写与业绩发布提供坚实的数据支撑。
组制定了详细的数据统计方案与统一的统计标准，明确了各个业务板块、各个部门、各个区域、各个项目的数据报送内容、格式、口径与时间节点，建立了严格的三级数据审核机制，即部门初审、板块复审、集团终审，对每一项数据都进行了多轮交叉核对与验证，同时邀请了全球四大会计师事务所之一的普华永道进行了独立审计，确保数据的准确性与公信力。
经过为期三个月的紧张工作，组共收集、整理、核对、审计了超过268万条经营数据，涵盖了营业收入、净利润、成本、费用、用户数、播放量、票房、销售额、项目数、覆盖国家数、员工数、专利数、合作机构数等128个维度，形成了超过680页的详细数据报表与12份专项数据分析报告，全面、准确、客观地反映了集团2012年全年的经营成果与发展状况，为大会报告的撰写与2013年计划的制定提供了坚实的数据基础。
报告撰写与审核组由28名资深战略分析师、行业研究员、文案撰写人员与编辑人员组成，团队成员均拥有15年以上大型企业战略规划与报告撰写经验，熟悉全球文化产业发展趋势与集团的发展战略，核心任务是完成集团年度总结报告、2013年全球拓展计划报告、各业务板块专项报告、领导讲话稿等各类大会文件的撰写、修改、审核与定稿工作。
组基于数据统计与核算组提供的详细数据，结合全球文化产业市场的发展趋势与集团的战略目标，全面梳理了集团2012年全年文化出海战略的实施成果，深入分析了成功的原因与存在的不足，系统总结了文化出海的成功经验与有效模式，科学制定了2013年全球拓展的总体目标、重点任务与实施路径。
在报告撰写过程中，组先后召开了36次专题讨论会，广泛征求了集团管理层、各部门负责人、业务骨干、行业专家与合作伙伴的意见与建议，对报告进行了28轮的修改与完善，最终形成了超过860页的《飞集团2012年度文化出海总结报告》、360页的《飞集团2013年全球拓展计划》、12份各业务板块专项报告、6份专题研究报告以及18份领导讲话稿与会议文件，所有报告内容全面、数据详实、分析深入、规划科学、语言精炼，得到了集团董事会与管理层的一致高度评价。
议程设计与流程组由18名资深会议策划人员与流程设计师组成，团队成员均拥有10年以上大型国际会议策划与组织经验，熟悉各类大型会议的流程设计与现场管理，核心任务是完成大会的整体议程设计、环节安排、流程把控、现场调度等工作，确保大会节奏紧凑、内容充实、高效有序、圆满成功。
组结合大会的主题、目标与内容，设计了为期三的大会议程，包括开幕式、集团年度总结报告、各业务板块年度汇报、2013年全球拓展计划发布、全球合作论坛、专题研讨会、先进表彰大会、文艺晚会、闭幕式等环节，每个环节都明确了时间、内容、发言人与主持人，同时设计了多个互动环节与交流活动，为参会嘉宾提供了充分的交流与合作机会。
为了确保大会流程的顺畅，组先后进行了12次全流程模拟演练，对每一个环节、每一个细节都进行了反复的打磨与优化，及时发现并解决了可能出现的问题，确保大会当能够零失误、零差错地顺利进校
全球嘉宾邀请组由24名资深公关人员、国际合作专员与翻译人员组成，团队成员精通英语、法语、德语、西班牙语、葡萄牙语、阿拉伯语、泰语、印尼语、日语、韩语等26种语言，熟悉全球各国的外交礼仪与商务习惯，核心任务是完成全球嘉宾的邀请、接待、行程安排与服务工作。
组制定了详细的嘉宾邀请名单与邀请方案，邀请范围涵盖了龙国与香江相关政府部门领导、各国驻香江领事官员、李家成、何老等香江商界领袖、全球各大投资机构代表、全球知名影视公司与传媒集团高管、全球文化产业专家与学者、全球华人社团代表、影视明星与艺术家、媒体记者等各个领域的知名人士。
组通过电话、邮件、邀请函、专人拜访等多种方式进行邀请，所有受邀嘉宾都欣然接受了邀请，无任何嘉宾拒绝邀请、档期冲突、临时缺席的情况，最终确定了来自全球68个国家和地区的3280余位嘉宾参加大会，其中包括12位各国前政要、36位各国驻华与驻香江使节、128位全球知名企业高管、256位文化产业专家与学者、368位华人社团代表、128位影视明星与艺术家、468位媒体记者，嘉宾阵容之强大、覆盖面之广、规格之高，创下了全球文化产业年度盛会的历史之最。
同时，组为每一位重要嘉宾都配备了专属的接待人员与翻译人员，制定了详细的行程安排与接待方案，提供了从机场接送、酒店入住、会议参与、餐饮服务到观光游览的全方位、个性化服务，确保所有嘉宾都能够感受到宾至如归的体验。
会场布置与搭建组由32名资深活动策划人员、设计师、工程师与施工人员组成，团队成员均拥有15年以上大型活动会场布置与搭建经验，熟悉各类大型场馆的结构与功能，核心任务是完成大会会场的选择、设计、布置与搭建工作，打造一个庄重、大气、现代、具有中华文化特色的大会现场。
组选择了香江国际会展中心主会场作为大会场地，该场地总面积达到平方米，可同时容纳5000人参加会议，配备了全球最先进的音响系统、灯光系统、投影系统、同声传译系统、视频会议系统与直播系统，能够满足大型国际会议的所有需求。
组结合大会的主题与集团的品牌形象，设计了以“中国红”与“飞蓝”为主色调的会场整体方案，主舞台背景板采用了巨大的LEd显示屏，面积达到268平方米，能够清晰地展示大会的主题、logo、视频与图片；舞台两侧设置了中华文化展示墙，展示了中华文化的悠久历史与灿烂文明，以及集团文化出海取得的各项成果；会场内摆放着整齐的桌椅，设置了嘉宾席、媒体席、员工席、互动区、休息区、茶歇区、展示区等功能区域，营造了庄重、热烈、专业、温馨的大会氛围。
整个会场搭建工程历时15，投入施工人员超过360人，使用了超过128吨的建筑材料与设备，所有工程都严格按照设计方案与安全标准进行施工，顺利通过了相关部门的安全验收，为大会的顺利召开提供了坚实的场地保障。
后勤服务与保障组由28名资深后勤管理人员、餐饮服务人员、医疗人员与志愿者组成，核心任务是为所有参会嘉宾与工作人员提供全方位的后勤服务与保障，包括食宿安排、交通保障、物资供应、医疗服务、翻译服务等，确保所有参会人员都能够安心、舒心地参加大会。
组为所有参会嘉宾安排了香江国际会展中心周边的12家五星级酒店住宿，提供了超过1280间客房；安排了68辆豪华大巴与128辆轿车作为接送车辆，负责嘉宾的机场接送与会场往返；准备了多样化的餐饮服务，包括中餐、西餐、东南亚餐等多种菜系，满足不同国家和地区嘉宾的饮食需求；配备了专业的医疗团队与医疗设备，在会场设置了医疗服务点，为参会人员提供及时的医疗服务；组建了由128名多语言志愿者组成的翻译团队，为参会嘉宾提供26种语言的现场翻译服务。
整个后勤服务工作细致周到、无微不至，得到了所有参会嘉宾的一致好评，充分展现了集团的管理水平与服务能力。
全球宣传与推广组由36名资深品牌营销专家、公关专员、媒体记者与新媒体运营人员组成，依托tVb的全球媒体资源与洛杉矶影视联盟海外营销中心的宣发能力，核心任务是完成大会的全球宣传推广、媒体对接、舆情管理、直播运营等工作，提升大会的全球知名度与影响力。
组制定了“全球联动、全渠道覆盖、多维度传播”的全周期宣传推广方案，将宣传周期划分为预热期、举办期、总结期三个阶段，明确了每个阶段的宣传核心、推广重点、渠道组合与活动安排。
在预热期，组通过全球1200余家主流媒体、财经媒体、行业媒体与华人媒体发布了大会的召开消息与预告，放出了集团2012年文化出海的部分成果数据与2013年的发展展望，同时在Youtube、Facebook、titter、Instagram等全球主流社交平台开设了大会官方账号，发布大会的相关信息与预热视频，引发了全球各界的广泛关注与期待，相关话题累计阅读量突破168亿次。
在举办期，组通过全球12大视频平台、24家卫星电视台对大会进行了同步直播，配备了26种语言的同声传译，让全球各地的观众都能够实时观看大会的盛况；同时邀请了全球1800余家媒体记者到场采访报道，实时发布大会的最新动态与成果，持续保持大会的热度与关注度。
在总结期，组对大会的成果进行了全面的总结与宣传，发布了大会白皮书与成果报告，展示了大会的重要成果与深远意义，进一步扩大了大会的影响力与社会价值。
同时，组建立了7x24时的舆情监测与管理机制，实时监测全球舆情动态，及时回应社会各界的关注与疑问，引导正面舆论，确保大会的舆论氛围积极向好，无任何负面舆情发酵。
技术系统与直播组由24名资深技术工程师、系统架构师、网络工程师与直播技术人员组成，核心任务是完成大会所有技术系统的搭建、调试、运行与维护工作，包括音响系统、灯光系统、投影系统、同声传译系统、视频会议系统、直播系统、网络系统等，确保所有技术系统稳定运行，无任何技术故障。
组搭建了全球领先的大会技术系统，采用了双线路备份、双服务器备份、双电源备份的冗余设计，确保任何一个环节出现故障都能够无缝切换，不影响大会的正常进行；同时，组对所有技术系统进行了24时不间断的调试与监测，先后进行了18次全系统压力测试与故障演练，确保所有系统都能够稳定、高效地运校
大会当，所有技术系统都运行稳定流畅，直播画面清晰、声音清晰、无卡顿、无延迟，同声传译准确及时，网络速度稳定，为大会的顺利召开提供了坚实的技术保障。
文艺演出与活动组由18名资深文艺编导、导演与活动策划人员组成，核心任务是完成大会文艺晚会的策划、编排与演出工作，以及大会期间各类配套活动的组织与实施工作。
组策划了以“中华文化，全球绽放”为主题的大型文艺晚会，晚会汇聚了tVb旗下的众多知名艺人与全球各地的艺术家，通过歌曲、舞蹈、戏曲、武术、杂技等多种艺术形式，展现了中华文化的博大精深与独特魅力，以及集团文化出海取得的辉煌成就。
晚会共分为“源远流长”“薪火相传”“走向世界”“共创未来”四个篇章，演出节目包括经典歌曲联唱、民族舞蹈表演、京剧选段、武术表演、杂技表演等，所有节目都经过了精心的编排与反复的排练，演出效果精彩绝伦，赢得了现场嘉宾的阵阵掌声与欢呼声。
同时，组还组织了集团文化出海成果展、中华文化艺术展、全球影视Ip展等配套活动，全面展示了集团的发展成果与中华文化的魅力，为参会嘉宾提供了丰富的文化体验。
安全保障与应急组由22名资深安全专家、安保人员、应急管理人员与消防人员组成，核心任务是为大会提供全方位、无死角的安全保障与应急服务，包括会场安全、嘉宾安全、消防安全、交通安全、食品安全等，确保整个大会过程零安全事故。
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